Compliance

PROGRAMA DE COMPLIANCE
DE ROMI S.A.
SUBSIDIARIAS

 

Compliance significa cumplir y aplicar reglas y reglamentos, internos o externos, asumidos voluntariamente o planteados a las actividades de la organización.

El Programa de Compliance (“Programa”) de Romi S.A. y sus subsidiarias (“Sociedad”) establece directrices para la prevención, detección y corrección de prácticas inadecuadas o prácticas que violen las Leyes, Normas y Reglamentos externos e internos, incentivando la notificación de irregularidades y orientando y exigiendo conductas éticas y responsables de sus miembros, ganando relevancia como instrumento de gobernanza corporativa.

1. FINALIDAD

El Programa de Compliance de la Sociedad tiene las siguientes finalidades:

(i) Buscar continuamente cumplir las Leyes y Reglamentos, así como las normas internas de la Sociedad;

(ii) Aumentar y facilitar el seguimiento de las obligaciones y de los riesgos para actuar de forma preventiva;

(iii) Contribuir a la difusión de los Principios y Valores Fundamentales de la Sociedad, contenidos en el Código de Ética y Conducta Empresarial;

(iv) Clarificar los roles y responsabilidades en relación a las diferentes actividades de Compliance y difundir la cultura;

(v) Asegurar la existencia y eficacia del Sistema de Denuncia;
(vi) Ofrecer subsidios al liderazgo para aplicar los principios de Compliance; y

(vii) Proteger la reputación y la imagen de la Sociedad.

2. PRINCIPIOS DE COMPLIANCE

Los pilares de la Sociedad y los principales mecanismos de Compliance son:

(i) Compromiso de administración sénior – Desempeño directo e incondicional de la administración, incluyendo la Dirección y el Consejo de Administración.

(ii) Evaluación de Riesgo – La evaluación de riesgo involucra, entre otras medidas, entrevistas con los empleados, análisis de documentos, considerando las características especiales del negocio de la Sociedad, incluyendo si hay negocios con la administración pública y externalización;

(iii) Código de Ética, Políticas y Reglamentos – Documentos que contienen la base principal del Programa de Compliance, incluidas las prácticas éticas y jurídicas que deben cumplir todos los Empleados, Administradores, Comités y Consejo Fiscal, Practicantes, Jóvenes Aprendices, Proveedores, Proveedores de Servicios y Accionistas, así como cualesquier terceros que actúen en nombre de Romi (“Empleados”).

(iv) Controles Internos – Mecanismos y procedimientos para implementar el Código de Ética, Políticas y Reglamentos para asegurar, entre otras cosas, que los registros y controles contables y fiscales estén de acuerdo con los negocios de la Sociedad y con la legislación;

(v) Capacitación y Comunicación – Deben incluir a todos los Empleados y llevarse a cabo constantemente para garantizar la aplicación y el éxito del Programa de Compliance;

(vi) Sistema de Denuncia – Mecanismo para informar denuncias (incluso de forma anónima) sobre sospechas de conducta inapropiada, ilegal y antiética;

(vii) Investigaciones Internas – Investigaciones de actos o hechos para determinar conductas indebidas y sus aspectos relacionados;

(viii) Due Diligence – Verificación, desde el punto de vista del Programa de Compliance, de los socios de la sociedad, quienes pueden ser terceros contratados para proveer servicios o suministrar productos; y

(ix) Auditoría y Monitoreo – Verificación continua y certificación del cumplimiento del Programa de Compliance, es decir, si todas las actividades de la sociedad están de acuerdo con la Legislación, el Estatuto Social, el Código de Ética, Políticas, Reglamentos y los procedimientos de Compliance.

3. PROGRAMA DE COMPLIANCE

3.1. El Programa está destinado a todos los Empleados. También se aplica a las subsidiarias localizadas en el exterior, tomándose en cuenta las respectivas legislaciones locales y buenas prácticas internacionales.

3.2. El Programa, para subsidiarias, consolida lo siguiente:

(i) Código de Ética y Conducta Empresarial
(ii) Sistema de Denuncia

3.3. El Programa completo, relacionado a Romi S.A., está disponible en
https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

4. SANCIONES

Cualquier violación de lo dispuesto en este Programa será sometido a la Comisión Ejecutiva de Ética de la Sociedad o, según lo definido en el Código de Ética, Políticas y Reglamentos, al Consejo de Administración, debiendo adoptarse las sanciones aplicables, sin perjuicio de las sanciones previstas en la legislación vigente.

5. APROBACIÓN, VIGENCIA Y MODIFICACIONES

5.1. Este Programa fue aprobado por el Consejo de Administración de Romi S.A. en reunión celebrada el 10 de diciembre de 2019 y entrará en vigencia el 2 de marzo de 2020, por un período indefinido, hasta que se apruebe una resolución en contrario, y puede ser encontrado en el sitio web de la sociedad:
https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

5.2. El Departamento Jurídico y de Compliance será la encargada de proponer, junto con Auditoría Interna, a la Comisión Ejecutiva de Ética, recomendaciones para la mejora del Programa de Compliance, con miras a la actualización permanente. La Comisión, a su vez, puede someter estas modificaciones al Consejo de Administración para su deliberación.

5.3. Corresponde a la Comisión establecer, con imparcialidad, criterios para atender situaciones no previstas en el Programa, resolver situaciones controvertidas, resolver dilemas éticos y garantizar la uniformidad de los criterios utilizados para resolver casos similares.